Stabilirea obiectivelor este una dintre cele mai importante etape în organizarea unei afaceri. Un obiectiv bine formulat oferă direcție, ajută echipa să își prioritizeze activitățile și permite evaluarea progresului. În schimb, obiectivele vagi, precum „să creștem vânzările” sau „să îmbunătățim serviciile”, sunt dificil de urmărit și pot genera interpretări diferite.
Pentru a fi utile, obiectivele de afaceri trebuie să fie clare, măsurabile și legate de o perioadă concretă. În acest fel, poți înțelege ce trebuie făcut, cum vei verifica rezultatele și când este momentul să ajustezi planul.
Ce înseamnă un obiectiv măsurabil
Un obiectiv măsurabil este formulat astfel încât progresul să poată fi verificat prin date sau criterii clare. Acesta nu se bazează doar pe impresii, ci indică ce rezultat trebuie obținut și în ce interval.
De exemplu:
– „Să atragem mai mulți clienți” este un obiectiv general.
– „Să obținem 50 de clienți noi în următoarele trei luni” este un obiectiv măsurabil.
A doua variantă include un rezultat concret și un termen-limită. La finalul perioadei, vei putea compara rezultatul obținut cu ținta stabilită.
Măsurarea nu trebuie să fie complicată. În funcție de tipul afacerii, poți urmări numărul de clienți, comenzile, timpul de răspuns, rata de revenire, numărul de solicitări sau nivelul de satisfacție.
Folosește criteriile SMART
Un cadru simplu pentru formularea obiectivelor este metoda SMART. Numele provine de la cinci caracteristici importante:
Specific
Obiectivul trebuie să spună exact ce vrei să obții. Evită formulările generale și precizează rezultatul urmărit.
În loc de „să îmbunătățim promovarea”, poți spune „să publicăm două materiale utile pe săptămână pe canalul principal de comunicare”.
Măsurabil
Include un indicator care poate fi urmărit. Acesta poate fi un număr, un procent, o frecvență sau un termen.
De exemplu, „să reducem timpul mediu de răspuns la solicitări la maximum patru ore”.
Realizabil
Obiectivul trebuie să fie suficient de ambițios pentru a motiva echipa, dar și realist în raport cu resursele disponibile. Ia în calcul timpul, oamenii, instrumentele și nivelul actual al rezultatelor.
O țintă imposibil de atins poate duce la frustrare și la pierderea încrederii în procesul de planificare.
Relevant
Un obiectiv relevant contribuie direct la direcția afacerii. Nu orice activitate măsurabilă este și importantă. Întreabă-te dacă atingerea obiectivului sprijină clienții, eficiența, calitatea sau dezvoltarea organizației.
Încadrat în timp
Stabilește o perioadă clară. Poți folosi termene precum „până la sfârșitul lunii”, „în următoarele 90 de zile” sau „în fiecare săptămână”.
Fără un termen, obiectivul poate fi amânat la nesfârșit.
Pornește de la situația actuală
Înainte de a fixa o țintă, este important să știi de unde pornești. Analizează rezultatele din perioada anterioară și notează valorile relevante.
De exemplu, dacă vrei să reduci timpul de procesare a comenzilor, stabilește mai întâi media actuală. Dacă aceasta este de trei zile, un obiectiv realist ar putea fi reducerea la două zile în următoarele două luni.
Datele de referință te ajută să eviți două probleme:
– stabilirea unei ținte prea mici, care nu produce o schimbare reală;
– stabilirea unei ținte prea mari, fără legătură cu capacitatea actuală a echipei.
Nu trebuie să ai un sistem complex pentru a începe. Un tabel simplu, actualizat constant, poate fi suficient pentru urmărirea primelor obiective.
Alege indicatorii potriviți
Indicatorii sunt valorile care arată dacă te apropii de rezultatul dorit. Este recomandat să alegi puțini indicatori, dar relevanți. Prea multe date pot îngreuna analiza și pot distrage atenția de la priorități.
În funcție de activitate, poți urmări:
– numărul de clienți noi;
– numărul de comenzi finalizate;
– procentul de solicitări rezolvate la timp;
– timpul mediu de răspuns;
– rata de revenire a clienților;
– numărul de erori sau reclamații;
– nivelul de satisfacție;
– numărul de proiecte finalizate.
Un indicator bun trebuie să fie ușor de înțeles și să poată fi colectat în mod constant. Dacă datele sunt dificil de obținut, este posibil ca indicatorul să nu fie potrivit pentru procesul tău.
Separă obiectivele de acțiuni
Obiectivul descrie rezultatul dorit, în timp ce acțiunile reprezintă pașii prin care încerci să îl atingi.
De exemplu:
Obiectiv: creșterea numărului de solicitări relevante cu 20% în trei luni.
Acțiuni posibile:
– actualizarea paginilor principale ale site-ului;
– publicarea săptămânală a unor materiale explicative;
– testarea unor formulare mai simple;
– analizarea canalelor care aduc cele mai bune rezultate.
Această diferențiere este importantă deoarece o listă lungă de activități nu garantează obținerea rezultatului. La evaluare, trebuie să verifici atât dacă acțiunile au fost realizate, cât și dacă acestea au produs efectul dorit.
Împarte obiectivele mari în etape
Un obiectiv anual poate părea dificil de gestionat dacă este analizat doar la finalul perioadei. Împarte-l în ținte lunare sau trimestriale, astfel încât progresul să poată fi observat mai devreme.
Spre exemplu, în loc să urmărești doar atingerea unei ținte de 120 de proiecte pe an, poți stabili repere trimestriale și verificări lunare. Dacă rezultatele sunt sub așteptări, vei avea timp să ajustezi activitățile.
Etapele intermediare pot include:
- pregătirea resurselor;
- testarea unei metode;
- analizarea primelor rezultate;
- îmbunătățirea procesului;
- extinderea activității care funcționează.
Stabilește responsabilități clare
Fiecare obiectiv ar trebui să aibă un responsabil principal. Acest lucru nu înseamnă că o singură persoană trebuie să realizeze toate activitățile, ci că cineva coordonează urmărirea progresului.
Pentru fiecare obiectiv, notează:
– rezultatul urmărit;
– indicatorul folosit;
– termenul-limită;
– persoana responsabilă;
– resursele necesare;
– frecvența verificărilor.
Comunicarea este la fel de importantă. Echipa trebuie să înțeleagă de ce este relevant obiectivul și cum contribuie fiecare membru la atingerea lui.
Verifică periodic și ajustează
Un obiectiv nu trebuie tratat ca un document fix. Situația se poate schimba, iar planul trebuie adaptat atunci când apar informații noi sau dificultăți neașteptate.
Planifică verificări săptămânale, lunare sau trimestriale, în funcție de ritmul activității. În timpul acestor evaluări, răspunde la câteva întrebări simple:
– Suntem mai aproape de țintă?
– Ce rezultate au fost obținute până acum?
– Ce activități au funcționat?
– Unde au apărut întârzieri?
– Este nevoie de resurse suplimentare?
– Mai este obiectivul relevant?
Dacă o țintă nu mai este potrivită, modificarea ei nu reprezintă un eșec. Important este ca schimbarea să fie justificată și documentată.
Greșeli frecvente de evitat
Câteva probleme apar des atunci când sunt stabilite obiective de afaceri:
– folosirea unor formulări neclare;
– alegerea unui număr prea mare de obiective;
– ignorarea situației de pornire;
– stabilirea unor termene fără o analiză realistă;
– măsurarea activităților în locul rezultatelor;
– lipsa unui responsabil;
– verificarea progresului doar la final.
Un proces simplu, repetat constant, este de obicei mai eficient decât un plan foarte elaborat, care nu este urmărit.
Concluzie
Obiectivele măsurabile transformă intențiile generale în pași concreți. Pentru a le formula corect, definește rezultatul, alege un indicator relevant, stabilește un termen și verifică dacă ținta este realistă. Apoi, împarte obiectivul în etape, atribuie responsabilități și analizează periodic rezultatele.
Prin această abordare, deciziile devin mai clare, echipa înțelege mai bine prioritățile, iar progresul poate fi observat și îmbunătățit în mod constant.
